O processo de S&OP (Sales and Operations Planning) integra o planejamento estratégico de vendas e operações em empresas de pequeno e médio porte, mas principalmente nas grandes companhias. Trata-se de uma abordagem que visa deixar o gerenciamento e a tomada de decisões mais eficientes por meio da integração entre diversos setores que compõem uma organização, sinergia que proporciona visibilidade integral dos processos, ajudando a equilibrar demanda e oferta.
Para implementar esse processo de forma efetiva, é imprescindível entender como funcionam as vendas e operações, realizando análises preliminares do negócio. Entretanto, antes de iniciar essa jornada, é necessário avaliar alguns pontos e indicadores, para garantir que a tarefa seja realizada de maneira eficiente:
1 – Entender a demanda
Compreender a demanda histórica, bem como a situação macroeconômica do país, o efeito do clima, as datas sazonais, a situação política e qualquer outra circunstância adversa que impacte ou possa impactar a demanda é essencial para o S&OP, pois as previsões de vendas futuras dependem de padrões passados. É necessário identificar quais produtos e famílias têm maior volume, faturamento e margem, além de quais clientes ou canais são mais representativos. Deve-se verificar também a existência de sazonalidade, efeitos-chicote, e se há perda de vendas por falta de estoque. As avaliações básicas incluem: vendas mensais por família de produto nos últimos três anos, gráficos de representatividade de canais e famílias nos últimos 12 meses, índices sazonais de cada família e canal, variabilidade do sell in versus sell out, percentual de pedidos cancelados ou backlog de pedidos históricos.
2 – Simular previsão estatística
A simulação de previsão estatística utiliza modelos para antecipar a demanda, avaliando como essas projeções se comportaram no passado e como se comportarão no futuro. Questões relevantes podem incluir entender o desempenho de cada modelo nos últimos meses, a variação desse desempenho com diferentes períodos de antecipação, e quais produtos, locais ou canais requerem maior atenção no processo. Análises seguras abrangem a tabela de precisão e viés das estimativas dos melhores modelos nos últimos 6 a 12 meses, a comparação da acurácia em diferentes períodos de antecipação e a classificação do portfólio de itens através da matriz ABC vs XYZ para priorizar o planejamento.
Para otimizar a gestão de mercadorias, é fundamental analisar o comportamento do estoque, visando reduzir o capital empregado e aprimorar o serviço. Questões substanciais incluem a cobertura média nos últimos 12 meses, o custo total considerando falta e excesso, a necessidade de produtos adicionais por sazonalidade ou paradas de produção, a conformidade com políticas de estoque estabelecidas, a capacidade atual dos armazéns e a avaliação do percentual de ruptura por família de produto e centro de distribuição.
4 – Mapear os ativos críticos
O mapeamento dos ativos críticos é primordial para direcionar estrategicamente os esforços de planejamento. Isso envolve identificar e avaliar os ativos mais importantes da empresa, analisando sua ocupação, eficiência e disponibilidade em longo prazo. Também é preciso verificar se há recursos críticos externos, como fornecedores com capacidade limitada. Análises importantes incluem a avaliação da ocupação histórica dos ativos, a verificação da eficiência através de indicadores como OEE, a precisão dos planos de demanda ao longo do tempo e a análise das rupturas de estoque relacionadas à falta de capacidade.
Estabelecer um caso base para o S&OP é indispensável para avaliar o sucesso da implementação ao comparar resultados pré e pós-processo. Os gráficos são ferramentas valiosas para visualizar os custos associados ao planejamento inadequado, ajudando a responder questões sobre o nível de incerteza atual, os níveis de serviço e itens armazenados, e a eficiência na utilização de ativos críticos. Exemplos de avaliações incluem a medição do histórico de precisão e viés das previsões, a avaliação do nível de serviço através do OTIF, a identificação de rupturas e backlogs para melhorar a gestão de estoques, e a análise da cobertura dos centros de distribuição para otimizar os processos de reabastecimento.
